تصور ان مئات الاشخاص يحدثونك في الوقت نفسه في موضوعات شتى وكل يتوقع ردا فوريا. إنه لأمر يبعث على الجنون ومع ذلك فهو يشبه ما قد تشعر به عندما تفتح صندوق بريدك الالكتروني لتجد أعدادا هائلة من الأسئلة والتعليقات والدعوات التي تتطلب ردودا سريعة.
نعلم أن من حسن الأدب الإسراع بالرد فهذا من آداب السلوك التي تعلمناها غريزيا منذ أن تلكأ إنسان العصر الحجر في الرد على مندوب مبيعات يتنقل ببضائعه من الحديد من كهف إلى كهف.
وأظهر استطلاع نشر هذا الشهر اعدته شركة اكزوبني التي تصنع برمجيات للبحث في البريد الالكتروني أن نحو ربع الأميركيين وخمس البريطانيين الذين يفتحون بريدهم الإلكتروني في غير أوقات العمل يفعلون ذلك لانهم يشعرون بأن من المتوقع منهم تقديم ردود سريعة حتى خارج أوقات العمل المعتادة.
غير أن الردود السريعة كثيرا ما تكون غير عملية خصوصا إن كنت تعمل في شركة تتوقع منك القيام بعمل فعلي ولذلك إليك بعض الاستراتيجيات التي تمكنك من التعامل مع الرسائل الالكترونية المتراكمة دون أن تفقد أعصابك:
– ترشيح وتصنيف الرسائل
تتيح برامج البريد الالكتروني المختلفة ترشيح الرسائل وتصنيفها بطريقة آلية بحيث تعرض في فئات تنطبق عليها مواصفات حددتها سلفا.
وفد اخترت لنفسي فئة أطلقت عليها "أهم المتصلين" لا تظهر فيها إلا الرسائل الواردة من رئيسي ومرؤوسي المباشرين وعدة عناوين أخرى. وهذه الرسائل هي التي تتطلب عادة أسرع رد.
ولدي فئة أخرى اسمها "لي فقط" وتحوي الرسائل المرسلة إلي وحدي وليست موجهة في الوقت نفسه إلى أي شخص آخر. وتستحق هذه الرسائل على الأرجح ردا أسرع من غيرها أيضا على الأقل لأنه ما من مجيب غيري.
ويمكن إعداد فئات تحت عناوين أخرى مثل "رسائل عائلية" أو "رسائل من البنك" أو "أشخاص يقاضونني" أو أي شيء يهمك أكثر من غيره.
– تقليل النسخ المرسلة الى أخرين
كثيرون منا يفرطون في إرسال نسح من الرسالة نفسها إلى آخرين غير المرسل إليه الأصلي فيبعثونها كذلك إلى كل من ابدى رأيا في الموضوع الذي تتناوله.
وثمة أسباب مشروعة لاستخدام خاصية إرسال نسخة طبق الأصل إذ تفيد في إطلاع الأشخاص على تطورات أمر ما إلا ان الإفراط في استخدامها من الأسباب الأساسية لتضخم قائمة البريد الوارد.
ويمكنك أن تلفت نظر من يفعلون ذلك بلطف لكن أفضل طريقة لتعليم آداب السلوك هي دائما الأسوة الحسنة فقلل من إرسال النسخ وسيحذو الاخرون حذوك.
وتستخدم برامج البريد الالكتروني المحتلفة وسائل مختلفة لمساعدة المستخدم من بينها مثلا الخاصية التي بدأت شركة جوجل تطبيقها في برنامج جي ميل في 30 اغسطس آب وهي تمييز الرسائل المهمة من خلال ملاحظة مدى تواتر الرسائل المتبادلة مع العناوين المختلفة وجمعها في مقدمة قائمة البريد الوارد.